Personalekonomi vid rekrytering och urval. Del 4: Lönar sig förbättrade urvalsmetoder?

Fjärde delen i vår serie om personalekonomi. En viktig del i att göra personalekonomiska beräkningar är att inkludera utgifter relaterade till implementering och användande av olika urvalsmetoder. På så sätt kan man utvärdera vilka alternativ som är mest lönsamma på lång sikt.

I förra inlägget i denna serie beskrevs den matematiska formeln för att beräkna skillnad i nytta:

BCG-formel

För att se om ett urvalsförfarande lönar sig i längden behöver formeln utökas med de kostnader som är associerade med olika urvalsalternativ. Således lägger vi till engångskostnader (K) och skillnaden i styckkostnader (k) före och efter det nya urvalsförfarandet för samtliga sökande.

Kostnad

Engångskostnader och styckkostnader

Att införa ett nytt tillvägagångssätt för med sig direkta och löpande utgifter för dess implementering och användning. Detta kan vara en större engångskostnad för att sätta upp ett högkvalitativ urvalssystem och/eller styckkostnader t.ex. för användning av enskilda test eller i form av ökade arbetstimmar kopplade till rekrytering- och urvalsprocessen.

Angående styckkostnader behöver man ha i beaktande att beroende på urvalskvoten så kommer fler att bedömas än anställas under en rekryteringsprocess. Därför måste styckkostnaden för alla som bedöms räknas in i modellen. I många fall innebär dock inte en uppgradering i urvalsförfarande ökade styckkostnader, ibland kan det till och med vara tvärtom. Det kan t.ex. vara tidssparande, och därigenom innebära färre arbetstimmar, att använda sig av digitala tester för alla sökande med hög validitet i kontrast till tidskrävande och omfattande CV-granskning och referenstagning.

Exempel

För att illustrera hur detta beräknas kan vi tänka oss ett företag som använder sig av ostrukturerade intervjuer som sin primära urvalsmetod. Vi vill då se om det skulle löna sig att investera i att istället använda sig av strukturerade intervjuer med högre validitet. Skillnaden i validitet mellan dessa två urvalsförfaranden uppskattas i detta exempel till 0.10 och den direkta kostnaden för att utveckla den nya metoden är 30.000 kr.

Löpande kostnader i arbetstimmar för användandet av de strukturerade intervjuerna ökar med en halvtimme, och om de som utför intervjuerna har en lön på 200 kr/timmen blir det en ökning i styckkostnad på 100 kr per sökande. Om företaget har 10 positioner att fylla med 50 sökande i genomsnitt per år (urvalskvot = 0.20) blir då den totala kostnaden för den nya metoden 35.000 kr (100 x 50 + 30.000).

Om vi utgår från att den genomsnittliga lönen för positionerna i detta exempel är 300.000 kr per år, och att en ökning med en standardavvikelse i ekonomisk effekt är 40 % (enligt 40%-regeln) av den genomsnittliga årslönen (=120.000 kr) får vi en nytta på 168.000 kr (läs mer om denna uträkning här).

Vi har alltså i detta exemplet en ekonomisk nytta på 168.000 kr för en kostnad på 35.000 kr, vilket innebär en nyttoökning på 133.000 kr (168.000 – 35.000). Redan under första året skulle alltså anställningarna generera 133.000 kr mer i ekonomisk vinning åt företaget om man övergick från en ostrukturerad intervju till en strukturerad. Eftersom resterande år bara omfattar skillnaden i styckkostnader kommer den årliga kostnaden endast att uppgå till 5.000 kr varpå nyttan höjs ytterligare i urvalsprocessen framgent.

Skärmavbild 2017-04-19 kl. 17.48.54

Nyttoökning av övergång från ostrukturerade intervjuer till strukturerade (validitet +0.10).

Breakeven-analys

Ett annat sätt att utvärdera om en investering i ett alternativt urvalsförfarande lönar sig kan vara att göra en “breakeven-analys”. Ett “breakeven” sker, eller går jämnt ut, då det inte finns någon skillnad i nytta mellan två olika betingelser. Detta innebär att kostnaderna förknippade med att införa en annan urvalsmetod är detsamma som nyttan som den bidrar med.

Om man känner till validiteten, urvalskvoten och standardavvikelsen i prestation och ekonomisk effekt  kan man få fram detta genom att beräkna produkten av validiteten (eller skillnaden mellan olika validitetsvärden) och ordinatan. Detta är den högsta punkten på normalfördelningskurvan (dvs. genomsnittet) av de som väljs ut för en tjänst. Genom att multiplicera dessa värden får vi fram en kvot som beskriver hur stor andel av standardavvikelsen i ekonomisk effekt som ett urvalsförfarande får kosta för att det ska gå jämnt ut med nyttan. Dessa värden kan erhållas från en tabell som redovisas i Sjöberg, Sjöberg & Forssén (2007).

Breakeven-analys

Illustration av en breakeven-analys.

Exempel

Vi har en situationen där vi vill anställa 20 personer av 100 sökande (urvalskvot = 0.20) och vill öka validiteten från 0.20 till 0.50 (skillnad = 0.30). Utifrån urvalskvoten får man fram att värdet på ordinatan är 0.28. Vi multiplicerar således denna med skillnaden i validitet och får fram siffran 0.08 (0.28 x 0.30). Denna siffra innebär att kostnaden för att öka validiteten från 0.20 till 0.50 inte får överstiga 0.08 standardavvikelser av den ekonomiska effekten för den aktuella rollen.

Om vi då har en roll med en genomsnittlig årslön på 300.000 kr innebär en ökning med en standardavvikelse i genomsnittlig prestation en ökning i nytta på 120.000 kr per år (300.000 x 0.40), enligt 40 %-regeln. Om standardavvikelsen på ekonomisk effekt är 120.000 kr uppgår alltså kostnaden till 9.600 kr per kandidat (120.000 x 0.08) för att interventionen ska gå jämnt ut. Man kan även säga att det nya urvalsförfaranden inte får överstiga 3,2 % av årslönen för rollen (9.600/300.000) för varje kandidat.

Om man sedermera gör en uppskattning på hur länge varje anställd förväntas stanna i rollen kan man multiplicera denna siffra (9.600 kr) med det antal år de anställda i genomsnitt kan förväntas arbeta kvar. Om vi antar att två år är en rimligt uppskattning blir den nya maximala kostnaden för urvalsförfarandet 19.200 kr (9.600 x 2) per kandidat.

Om man endast skulle genomföra ett av dessa urval så får alltså kostnaden för investeringen av den nya förbättrade urvalsmetoden inte överstiga 1.920.000 kr (19.200 x 100) om investeringen ska löna sig, något som kan antas vara högst osannolikt. Troligtvis genomförs rekryteringar löpande varpå denna siffra följaktligen ökar. Som ovanstående exempel visar finns det ofta gott om svängrum att investera i högkvalitativa urvalsmetoder.

Det tydliga sambandet mellan urvalsförfarandets validitet och ekonomisk effekt är väsentligt att ha vetskap om då strategiska HR-beslut uppenbarligen kan utgöra skillnader i miljonbelopp över tid. Validitet kanske är ett torrt begrepp men i urvalssammanhang är den värd sin vikt i guld. Vi kommer därför att gå in lite djupare på detta ämne i nästa inlägg.

 

Referenser

Hunter, M. (1994). Selection Utility Models and Break-Even Analysis. International Journal of Selection and Assessment, 2(1), 22–27.

Hunter, M. (2014). Arbetspsykologisk testning: Om Urvalsmetoder i Arbetslivet. Stockholm: Assessio International AB.

Sturman, M. C. (2003). Utility Analysis: Definition and History Estimating the Dollar Value of Improved Performance. Cornell Hotel and Restaurant Administration Quarterly, 109–116.

Sjöberg, A., Sjöberg, S., & Forssén, K. (2007). PJP: Predicting Job Performance. Stockholm: Psykologiförlaget.